SICHER DRUCKEN

Es ist schwierig, das verallgemeinert zu sagen. Eine Seite eines Dokumentes, welches z. B. Informationen über eine Patententwicklung zum Inhalt hat, kann dann schon mal mehrere Mio. Euro wert sein, falls sie in falsche Hände geraten sollte. Dokumente mit personenbezogenen Daten unterliegen besonderen gesetzlichen Bestimmungen, welche einen Zugriff nicht autorisierter Personen auf diese Informationen verhindern sollen.

Auf herkömmliche Weise ausgedruckte Informationen können unter Umständen für einen gewissen Zeitraum außerhalb der Kontrolle der Person sein, die diese Informationen ausgedruckt hat, nämlich dann, wenn die Ausdrucke im Ausgabefach des Druckers liegen und der Drucker sich nicht direkt am Arbeitsplatz des betreffenden Mitarbeiters befindet. Der Mitarbeiter muss unter Umständen erst zum Kopierer laufen und die Dokumente am Drucker abholen.

Was tun, wenn die ausgedruckten Dokumente nicht im Ausgabefach des Druckers liegen? Wo befinden sich die Dokumente?

• Wurden sie ausgedruckt und durch eine dritte Person bewusst oder irrtümlicherweise mitgenommen?
• Wurden sie noch nicht ausgedruckt, da der Drucker kein Papier mehr hatte und werden sie erst dann gedruckt, wenn jemand anderes Papier nachfüllt und liegen dann für unbestimmte Zeit für jedermann sichtbar im Ausgabefach?
• Liegen die Dokumente im Ausgabefach des Kopierers, aber jemand hat bereits eine Kopie der Dokumente gemacht und sie mitgenommen?
• Wurden die Dokumente irrtümlicherweise auf einem anderen Drucker ausgedruckt und liegen dort im Ausgabefach?

Es gibt also viele Möglichkeiten, dass Dokumente und damit Informationen ihren Schutz verlieren und in unberechtigte Hände gelangen können, wenn sie ausgedruckt werden und damit den Bereich der digitalen Welt verlassen.

Wie kann man seine Dokumente sicher ausdrucken?

Dokumente können so gedruckt werden, dass sie im Drucker gespeichert und erst nach Eingabe einer PIN ausgedruckt werden. Diese Option im Druckertreiber wird mittlerweile von den meisten Geräteherstellern angeboten. Allerdings bietet sie nur geringe Sicherheit, da die meist nur vierstellige PIN durch Ausprobieren zu überwinden ist.

Eine andere Möglichkeit ist das Speichern der zu druckenden Dokumente in der persönlichen Mailbox eines Kopierers und die Ausgabe des Druckjobs nach Eingabe der Anmeldeinformation, welche meist komplexer ist und mehr als nur vier Ziffern einer PIN beinhaltet. Die Möglichkeit eines unbefugten Zugriffs auf die Dokumente ist damit gesunken.

Eine noch höhere Sicherheitsstufe wird erreicht, wenn der Zugriff auf gedruckte Dokumente mit der gleichen Methode ermöglicht wird, mit der der Zugriff im IT-System erfolgt, also mit dem Anmeldeverfahren, welches der Mitarbeiter auch an seinem Computer verwendet. Hierdurch ist zudem gewährleistet, dass durch zentrale Sicherheitsrichtlinien die Passwörter entsprechend komplex sind und in regelmäßigen Zeitabständen geändert werden müssen. Dieses Verfahren ist allerdings für den Mitarbeiter aufwändig und umständlich, da heutzutage die meisten Ausgabegeräte noch keine richtige physische Tastatur besitzen und die Eingabe der Anmeldeinformationen über die virtuelle Tastatur auf dem Touchscreen fehleranfällig ist.

Als Alternative hierzu bieten sich technische Lösungen an, welche die Nutzung von Kartenlesern oder auch Smartphones ermöglichen.

Lösungen mit Kartenlesern können anhand von Informationen auf Transpondern, z. B. Mitarbeiterkarten, den betreffenden Mitarbeiter identifizieren und dadurch einen Zugriff auf seine gespeicherten Druckjobs ermöglichen. Zusätzlich zur Information auf dem Transponder kann auch die Eingabe einer PIN gefordert werden. Dadurch wird ein gleicher Sicherheitsstandard erreicht, wie z. B. bei der Nutzung einer Geldkarte am Automaten, da dann ein Transponder allein nicht ausreicht, um Druckjobs am Drucker abzuholen. Derartige Lösungen sind auch in der Lage, nicht abgeholte Druckjobs nach einer gewissen Zeit zu löschen, wobei der Mitarbeiter darüber z. B. per E-Mail informiert werden kann. Damit wird eine vollständige Kontrolle über den Druckprozess gewährleistet.

Lösungen mit dem Smartphone ermöglichen es, sich mit seinem Mobiltelefon am Drucker bzw. Kopierer zu autorisieren, indem man mittels einer App den am Gerät aufgebrachten Barcode scannt. Am Mobiltelefon wählt man dann die Druckjobs, die ausgedruckt werden sollen und stellt somit sicher, dass Dokumente nicht in fremde Hände gelangen.

Sicherheit bringt auch weitere Vorteile

Ein weiterer Vorteil, den diese Lösungen bieten, ist auch, dass die Druckjobs an beliebigen Ausgabegeräten in einem Verbund abgeholt werden können. Dies ist als sogenannter Follow-Me-Druck oder Pull Printing geläufig und erhöht die Flexibilität dadurch, dass ein Druckjob bei Ausfall eines Ausgabegerätes oder wenn es gerade durch andere Kollegen genutzt wird, problemlos woanders gedruckt werden kann. Dazu werden die Druckjobs entweder zentral auf einem Server, auf dem Computer des Mitarbeiters oder auch auf einem MFP gespeichert und erst nach der Anmeldung des Mitarbeiters an einem Drucker oder Kopierer/MFP zum entsprechenden Ausgabegerät geschickt und gedruckt.

Neben dem Sicherheitsaspekt bieten diese sicheren Druckverfahren auch einen ökologischen Nutzen, da Druckjobs vor dem eigentlichen Ausdruck auch gelöscht werden können. Dies ist beim direkten Druck nicht möglich. Hier werden die Dokumente ausgedruckt, auch wenn deren Inhalte noch einer Korrektur bedurft hätten. Dabei kann von Einsparungen an Papier und Toner bzw. Tinte im zweistelligen Prozentbereich ausgegangen werden.

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