DOKUMENTEN-MANAGEMENT

Der Begriff „elektronisches Dokument“ bezieht sich im Prinzip auf alle Arten von schwachstrukturierten oder unstrukturierten Informationen, die als geschlossene Einheit in einem EDV-System als Datei vorliegen. Es kann ein gescanntes Faksimile oder ein digital übermitteltes Fax, aber auch eine Datei aus einem Textverarbeitungsprogramm, ein Datenbankauszug oder eine Liste sein. Bei Dokumenten, die aus einem analogen Format, wie etwa Papier oder Sprache, durch Digitalisierung erfasst wurden und als nicht direkt auswertbarer Datenstrom oder Bild vorliegen, spricht man von Nicht-codierter Information (NCI). Bei Dokumenten, die durch Zeichensätze kodiert sind und von Programmen direkt ausgewertet werden können, spricht man von Codierter Information (CI). Durch Techniken wie OCR werden NCI-Dokumente in CI-Dokumente überführt.

Das Vorliegen von Informationen und Daten in digitaler Form besitzt verschiedene Vorteile:

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  Digitale Daten erlauben die Nutzung, Bearbeitung, Verteilung, Erschließung und Wiedergabe in elektronischen Datenverarbeitungssystemen.
• Digitale Daten können maschinell und damit schneller verarbeitet werden.
• Sie können (auch wortweise) durchsucht werden.
• Der Speicherplatzbedarf ist deutlich geringer.

Digitalisierung von Papierdokumenten

Bevor elektronisch vorliegende Dokumente sinnvoll verwaltet und genutzt werden können, müssen sie daher oft erst aus papiergebundenen Dokumenten erzeugt werden. Dies kann durch Fotografie oder Scannen erfolgen. Dieser Prozess nennt sich Digitalisierung.

Im Büroumfeld werden dafür meist Scanner oder multifunktionale Drucker (MFP) und Kopierer verwendet, wenn diese eine netzwerkfähige Scanfunktionalität aufweisen.

Papierdokumente lassen sich relativ einfach in eine elektronisch lesbare Form überführen. Gängige Dateiformate sind beispielsweise PDF oder TIFF/M-TIFF.

Verbesserung von Bild- und Textqualität

Abhängig von den Erfordernissen im Dokumentenmanagement können diese Dokumente während des Prozesses der Digitalisierung eine höhere Qualität erhalten.

So können die Dokumente im Digitalisierungsworkflow mit bildbearbeitenden Funktionen qualitativ verbessert werden (Ausrichten, Entzerren, Kontrastverbesserung, Despeckle (Ausfiltern von Verschmutzungen auf dem Original) oder auch mittels Optical Character Recognition (OCR) elektronisch lesbar werden.

Nach Text durchsuchbare Dokumente könnten mit einem Volltextindex versehen werden. Dadurch können derartige Dokumente ohne Kenntnis des Ordnungssystems des Dokumentenmanagementsystems durchsucht werden.

Automatisierungen verbessern den Workflow

Aktuelle Scanner und MFP verfügen teilweise über derartige Funktionen. Für größere Datenbestände empfiehlt sich der Einsatz von Software-Lösungen, die in einem dem Scannen nachgelagerten Prozess diese Funktionen übernehmen. Derartige Workflow-Middleware bietet weitere Optionen, um die zu scannenden Belege schon beim Scanvorgang zu klassifizieren.

Anhand von Eingaben auf dem Bedienfeld oder auch über Barcodes können Dokumenttypen (z. B. Debitorenrechnungen, Kreditorenrechnungen) definiert werden, welche dann einem definierten Workflow unterworfen werden.

Weiterentwickelte Lösungen unter Einsatz von Formularerkennungsmodulen bieten die Möglichkeit der Klassifizierung, wodurch sich digitalisierte Dokumente automatisch z.B. in Rechnungen, Lieferscheine, Anfragen, Bewerbungen, usw. unterteilen lassen. Dies reduziert die manuelle Eingabe von Daten während des Digitalisierungsprozesses.

Eine intelligente Formularerkennung entlastet Ihr Unternehmen

Die manuelle Verarbeitung von Formularen erfordert eine hohe Anzahl an Mitarbeitern, die die Dokumente auswerten und in Dokumentenmanagementsysteme eingeben. Dies ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Die internen Kosten können relativ hoch sein und können durch die Automatisierung reduziert werden. Ein weiterer Vorteil ist die Verarbeitung derartiger Information in sehr kurzer Zeit.

Die Einteilung von Dokumenten in verschiedene Kategorien z.B. für die Verteilung der Dokumente im Haus kann vor allem im Bereich des Posteingangs ein aufwendiger Prozess sein. Mit einer Formularerkennung kann dieser Vorgang automatisiert werden. Eine Formularerkennunglösung lernt hierbei, wie die verschiedenen Dokumente aufgebaut sind und kann die zu extrahierenden Formulardaten automatisiert in andere Systeme, wie Buchhaltungssysteme, überführen.

Eine intelligente Formularerkennung ermöglicht die Überprüfung der Daten nach der Erkennung. Hierbei können z. B. nach dem Erfassen einer Rechnung die Rechnungspositionen extrahiert und verifiziert werden und z. B. anhand der Bestellnummer überprüft werden, ob die auf der Rechnung angegebenen Positionen zu dem in Rechnung gestellten Preis bestellt worden sind. Im Fall einer Abweichung werden die Rechnungen einem Buchhaltungsmitarbeiter zur Überprüfung übermittelt. Wenn alle Daten in Ordnung sind, erübrigt sich diese Prüfung und die betreffende Rechnung kann blind verbucht werden.

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